Comment ajouter un collaborateur sur Shopify en 2025 (guide complet)

Ajouter un collaborateur sur Shopify est une étape essentielle pour gérer efficacement votre boutique en ligne en équipe, que vous travailliez avec des employés internes ou avec une agence / freelance externe. Pour éviter toute erreur et garantir la sécurité de votre boutique, il est crucial de bien comprendre la différence entre les comptes collaborateurs (Partners) et les comptes employés (staff), ainsi que le processus exact pour les ajouter.

Dans cet article, vous découvrirez pas à pas comment :

ajouter un collaborateur Partner (prestataire externe) sur Shopify ;
inviter un employé ou un membre de votre équipe interne ;
configurer et limiter les permissions ;
utiliser le code de demande de collaborateur à 4 chiffres ;
révoquer un accès en toute sécurité.

Introduction

Shopify est une plateforme de commerce électronique puissante qui permet de créer et de gérer une boutique en ligne avec facilité. Lorsque votre entreprise commence à croître, il devient indispensable de faire intervenir d’autres personnes pour gérer différents aspects de la boutique : développement, design, marketing, service client, logistique, etc.

Shopify propose deux grands types d’accès :

les collaborateurs Partner : comptes utilisés par des freelances, agences, développeurs ou experts Shopify Partners qui interviennent sur votre boutique via leur propre compte Partenaire ;
les employés (membres du personnel) : comptes destinés à vos collaborateurs internes (assistants, responsables marketing, préparateurs de commandes, etc.), invités directement par e‑mail depuis votre interface d’administration.

Comprendre cette distinction est fondamental, car le flux d’ajout, la gestion des autorisations et les bonnes pratiques de sécurité ne sont pas les mêmes pour chacun.

Collaborateur Shopify vs Employé : bien comprendre la différence

Qu’est-ce qu’un collaborateur (Partner) Shopify ?

Un collaborateur Shopify est une personne ou une entreprise qui possède un compte Shopify Partner et qui demande un accès à votre boutique pour vous aider à la gérer ou à la développer. Il peut s’agir par exemple :

d’un développeur chargé d’optimiser votre thème ou vos performances ;
d’une agence marketing gérant vos campagnes et vos données ;
d’un designer qui travaille sur l’interface et l’expérience utilisateur ;
d’un intégrateur ou d’un expert SEO Shopify.

Ce collaborateur n’est pas ajouté par simple e‑mail depuis votre admin. Il doit :

se connecter à son tableau de bord Shopify Partner ;
faire une demande d’accès à votre boutique en renseignant l’URL de votre magasin ;
si vous l’exigez, saisir un code de demande de collaborateur à 4 chiffres ;
sélectionner les permissions dont il a besoin.

De votre côté, vous recevez une demande que vous devez approuver et pour laquelle vous pouvez ajuster les autorisations avant de valider l’accès.

Qu’est-ce qu’un employé (membre du personnel) Shopify ?

Un employé (ou membre du personnel) est un utilisateur interne à votre entreprise, qui se connecte directement à votre boutique via un compte créé par vos soins dans l’interface d’administration Shopify. Exemples :

assistant administratif ;
gestionnaire de commandes ;
responsable du service client ;
responsable marketing ou logistique interne.

Pour ces comptes, vous :

invitez la personne par e‑mail ;
définissez ses autorisations (accès aux commandes, produits, thèmes, paramètres, etc.) ;
pouvez désactiver ou supprimer son accès à tout moment.

Important : un employé n’est pas un compte Partner et ne passe pas par le tableau de bord Shopify Partner. Il se connecte directement à votre admin Shopify.

Accéder au bon menu : où gérer les utilisateurs et collaborateurs ?

Dans les versions récentes de Shopify, la gestion des accès se fait dans le menu :

Paramètres > Utilisateurs et autorisations

Ce menu vous permet de gérer :

les comptes employés (membres du personnel) ;
les collaborateurs (partenaires externes) ;
le code de demande de collaborateur ;
les permissions associées à chaque compte.

Si vous voyez dans d’anciens tutoriels la mention « Plan et autorisations », il s’agit d’un libellé historique. L’intitulé actuel à utiliser et à rechercher dans votre interface est bien « Utilisateurs et autorisations ».

Comment ajouter un collaborateur Partner sur Shopify

Voici le flux complet pour ajouter un collaborateur Partner sur votre boutique. Ce processus se déroule en deux grandes étapes :

configuration côté propriétaire de la boutique (vous) ;
demande d’accès côté collaborateur Partner.

Étape 1 : activer et sécuriser l’accès collaborateur dans votre admin

En tant que propriétaire de la boutique, commencez par vérifier et configurer les paramètres de collaboration.

Connectez-vous à l’admin Shopify de votre boutique en tant que propriétaire.
Cliquez en bas à gauche sur l’icône Paramètres.
Dans le menu, sélectionnez Utilisateurs et autorisations.
Recherchez la section Collaborateurs.
Cochez l’option permettant d’exiger un code de demande de collaborateur si vous souhaitez ajouter une couche de sécurité.
Cliquez sur Générer un nouveau code pour créer un code à 4 chiffres.
Copiez ce code et transmettez-le de manière sécurisée à votre collaborateur (par exemple via un canal privé ou un gestionnaire de mots de passe).

Ce code à 4 chiffres agit comme une clé d’accès temporaire. Seules les personnes qui le possèdent peuvent soumettre une demande de collaboration à votre boutique via le programme Shopify Partners.

Étape 2 : demande d’accès par le collaborateur Partner

Votre collaborateur doit disposer d’un compte Shopify Partner actif. C’est une condition indispensable pour qu’il puisse vous envoyer une demande de collaboration.

De son côté, le processus est le suivant :

Le collaborateur se connecte à son Tableau de bord Shopify Partner.
Il se rend dans l’onglet Boutiques.
Il clique sur Ajouter une boutique ou Demander l’accès selon l’interface affichée.
Il choisit l’option Demander l’accès au magasin.
Il saisit l’URL de votre boutique Shopify (par exemple : votre-boutique.myshopify.com).
Si vous avez activé le code, il renseigne le code de demande de collaborateur à 4 chiffres que vous lui avez fourni.
Il sélectionne ensuite les permissions dont il a besoin (produits, commandes, thèmes, applications, paramètres, etc.).
Il peut ajouter un message à votre attention pour expliquer le contexte de sa demande.
Enfin, il soumet la demande de collaboration.

Étape 3 : approuver ou refuser la demande de collaborateur

Une fois la demande envoyée, vous recevez une notification et/ou un e‑mail vous indiquant qu’un collaborateur souhaite accéder à votre boutique.

Pour approuver cette demande :

Connectez-vous à votre admin Shopify en tant que propriétaire.
Allez dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations.
Cliquez sur la section Collaborateurs.
Vous y verrez la nouvelle demande de collaborateur avec les détails (nom, compte Partner, permissions demandées).
Examinez soigneusement les permissions demandées et ajustez-les si nécessaire :
- limitez l’accès aux zones strictement nécessaires à la mission ;
- évitez d’accorder un accès complet si ce n’est pas indispensable.
Cliquez sur Approuver pour valider la demande et accorder l’accès.

Le collaborateur pourra alors se connecter à votre boutique depuis son tableau de bord Shopify Partner et travailler dans les limites des permissions que vous avez définies.

Comment ajouter un employé (membre du personnel) sur Shopify

Pour vos collaborateurs internes (staff), le processus est différent. Vous n’utilisez pas le tableau de bord Partner, mais uniquement votre admin Shopify.

Étape 1 : accéder à la gestion des utilisateurs

Connectez-vous à votre admin Shopify avec un compte disposant des droits nécessaires (généralement le propriétaire ou un administrateur).
Cliquez sur l’icône Paramètres en bas à gauche.
Sélectionnez Utilisateurs et autorisations.

Étape 2 : inviter un nouvel employé par e‑mail

Dans la section dédiée aux membres de l’équipe ou au personnel, cliquez sur Ajouter un employé ou Ajouter un membre du personnel (l’intitulé peut légèrement varier selon la langue et les mises à jour).
Saisissez le nom complet de l’employé.
Renseignez son adresse e‑mail professionnelle (évitez les adresses personnelles pour des raisons de sécurité et d’organisation).
Définissez les autorisations auxquelles il aura accès :
- produits ;
- commandes ;
- clients ;
- thèmes et personnalisation ;
- applications ;
- paramètres financiers ou de facturation, si nécessaire ;
- etc.
Une fois les permissions configurées, cliquez sur Envoyer l’invitation.

L’employé recevra un e‑mail d’invitation lui permettant de créer son compte, de définir son mot de passe et de se connecter à votre boutique.

Étape 3 : ajuster les permissions des employés

À tout moment, vous pouvez modifier les droits d’un employé :

Allez dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations.
Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le nom de l’employé concerné.
Modifiez les zones d’accès en cochant ou décochant les permissions nécessaires.
Enregistrez vos modifications pour les appliquer immédiatement.

Comprendre les permissions et rôles sur Shopify

Contrairement à certains systèmes qui utilisent uniquement quelques rôles prédéfinis rigides, Shopify fonctionne principalement avec un jeu de permissions détaillées que vous pouvez activer ou non pour chaque utilisateur, qu’il s’agisse d’un collaborateur Partner ou d’un employé.

Exemples de zones de permissions

Parmi les autorisations que vous pouvez configurer, on peut citer :

Produits : création, modification, suppression de produits, variantes, collections ;
Commandes : consultation, traitement, remboursement, annulation ;
Clients : gestion des fiches clients, historiques de commandes, notes ;
Thèmes : personnalisation du thème, édition du code, changement de thème ;
Pages et blog : création et modification des pages de contenu et des articles de blog ;
Applications : installation, configuration et gestion des applications ;
Paramètres : accès à la configuration de la boutique, aux moyens de paiement, à la facturation, aux taxes, à l’expédition, etc. ;
Rapports et analyses : accès aux données de performance, rapports de ventes, comportement des clients, etc.

Pour un employé interne, vous pouvez par exemple lui donner accès uniquement aux commandes et aux clients, sans lui permettre de modifier le thème ou les paramètres sensibles. Pour un développeur externe, vous pouvez limiter ses droits au thème et aux applications, sans lui donner de visibilité sur les données financières.

Pourquoi limiter les permissions ?

Limiter les permissions présente plusieurs avantages :

réduire les risques d’erreur (ex. : suppression involontaire de produits ou de pages) ;
protéger les données sensibles (finances, informations clients, moyens de paiement) ;
mieux respecter le principe du moindre privilège : chaque utilisateur ne voit que ce dont il a réellement besoin ;
faciliter l’audit et la compréhension des actions de chacun.

Utiliser le code de demande de collaborateur à 4 chiffres

Le code de demande de collaborateur est un outil de sécurité supplémentaire qui vous permet de contrôler qui peut même soumettre une demande d’accès à votre boutique via Shopify Partners.

Comment fonctionne ce code ?

Il est généré dans votre admin Shopify dans la section Utilisateurs et autorisations > Collaborateurs.
Il s’agit d’un code numérique à 4 chiffres.
Seuls les partenaires qui connaissent ce code peuvent finaliser une demande d’accès à votre boutique.
Vous pouvez à tout moment générer un nouveau code si vous pensez qu’il a été compromis ou si vous souhaitez le renouveler.

Bonnes pratiques pour le code de demande

Ne partagez le code qu’avec des prestataires de confiance et par un canal sécurisé.
Évitez de le transmettre en clair sur des forums publics, des groupes ouverts ou des discussions sans chiffrement.
Renouvelez-le si vous changez de prestataire ou si un projet sensible s’achève.

Retirer ou désactiver un collaborateur / employé sur Shopify

La gestion des accès ne se limite pas à l’ajout : il est tout aussi important de retirer rapidement les droits lorsqu’une collaboration prend fin ou lorsqu’un employé quitte l’entreprise.

Supprimer un collaborateur Partner

Accédez à votre admin Shopify.
Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations.
Dans la section Collaborateurs, localisez le compte du collaborateur à retirer.
Cliquez sur son nom ou sur les options associées, puis choisissez Supprimer ou Révoquer l’accès selon le libellé affiché.
Confirmez la suppression.

Le collaborateur ne pourra plus accéder à votre boutique depuis son compte Shopify Partner.

Supprimer ou désactiver un employé

Ouvrez votre admin Shopify.
Allez dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations.
Dans la liste des membres du personnel, cliquez sur le nom de l’employé concerné.
Selon les options disponibles, choisissez de désactiver ou supprimer son accès.
Confirmez pour que l’employé ne puisse plus se connecter.

Pensez également à mettre à jour les mots de passe de services tiers et à retirer d’éventuels accès à d’autres outils connectés à votre boutique (boîtes mail, CRM, outils marketing, etc.).

Bonnes pratiques de sécurité pour les comptes collaborateurs et employés

Ne jamais partager le compte propriétaire

Le compte propriétaire de la boutique possède les droits les plus élevés. Il ne doit jamais être partagé, même avec un prestataire de confiance. À la place :

créez des comptes employés distincts pour votre équipe interne ;
utilisez des comptes collaborateurs Partner pour les freelances et agences externes.

Mot de passe fort et authentification sécurisée

Imposez l’utilisation d’un mot de passe robuste pour chaque compte (longueur suffisante, mélange de lettres, chiffres, symboles).
Encouragez l’authentification à plusieurs facteurs (MFA/2FA) dès que possible.
Évitez que plusieurs personnes utilisent le même compte.

Révision régulière des accès

Planifiez une revue régulière (par exemple trimestrielle) des utilisateurs listés dans Utilisateurs et autorisations.
Supprimez ou désactivez les comptes inactifs ou non utilisés.
Réduisez les permissions si un utilisateur n’a plus besoin d’un certain niveau d’accès.

Surveiller les actions effectuées

Bien que Shopify ne propose pas un « journal des modifications » exhaustif pour chaque clic, vous pouvez surveiller :

les modifications importantes (thème, paramètres de paiement, applications installées) ;
les commandes et opérations financières (avoirs, remboursements) ;
les changements dans les produits et inventaires.

En cas de doute, réduisez immédiatement les permissions du compte concerné et, si nécessaire, faites appel à un expert Shopify pour auditer la situation.

Outils utiles pour la gestion de votre boutique et du travail en équipe

En complément des fonctionnalités natives de Shopify, certains outils peuvent vous aider à mieux piloter votre boutique et votre travail en équipe (sans pour autant remplacer la gestion des accès, qui reste exclusivement dans l’admin Shopify et le tableau de bord Partner) :

Google Search Console : pour analyser la visibilité de votre boutique dans les moteurs de recherche, suivre les performances SEO, identifier les erreurs d’indexation et les opportunités de mots-clés.
Google Analytics (ou équivalent) : pour comprendre le comportement des utilisateurs sur votre site, les sources de trafic, les conversions et les parcours clients.
Éditeur visuel de Shopify : pour permettre à certains membres de l’équipe (ou à un collaborateur Partner) de modifier le contenu et le design de votre boutique sans toucher directement au code.
Outils de communication interne (Slack, Teams, etc.) : pour organiser les échanges entre vos employés et vos prestataires, partager le code de demande de collaborateur de manière sécurisée et suivre l’avancement des tâches.

Attention : la gestion des accès utilisateurs (ajout, suppression, permissions) doit toujours se faire dans l’admin Shopify et le Shopify Partner Dashboard, et non via des plateformes externes.

Foire aux questions (FAQ)

Puis-je ajouter plusieurs collaborateurs sur ma boutique Shopify ?

Oui, vous pouvez avoir plusieurs collaborateurs Partner et plusieurs employés sur votre boutique Shopify. Le nombre exact d’utilisateurs autorisés dépend de votre offre Shopify et évolue selon les plans, mais il n’existe pas, dans la documentation publique récente, de chiffre unique applicable à tous les comptes. L’important est de gérer les permissions de chacun avec soin et de ne laisser actifs que les comptes réellement nécessaires.

Comment modifier les permissions d’un collaborateur existant ?

Pour modifier les permissions d’un collaborateur Partner déjà ajouté :

Connectez-vous à votre admin Shopify.
Allez dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations.
Dans la section Collaborateurs, cliquez sur le nom du collaborateur à modifier.
Adaptez les permissions en cochant ou décochant les zones d’accès autorisées (produits, commandes, thèmes, applications, paramètres, etc.).
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos changements.

Pour un employé, la logique est la même, mais vous le trouverez dans la liste des membres du personnel au même endroit.

Est-il possible de supprimer un collaborateur de ma boutique ?

Oui, vous pouvez supprimer un collaborateur Partner à tout moment. Il vous suffit de :

ouvrir votre admin Shopify ;
vous rendre dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations ;
cliquer sur la section Collaborateurs ;
sélectionner le collaborateur que vous souhaitez retirer ;
cliquer sur l’option de suppression ou de révocation d’accès ;
confirmer votre choix.

À partir de ce moment, le collaborateur ne pourra plus accéder à votre boutique via son compte Shopify Partner.

Comment supprimer l’accès d’un employé interne ?

Pour un employé interne, la procédure est similaire :

Dans Paramètres > Utilisateurs et autorisations, repérez la liste des membres du personnel.
Cliquez sur le nom de l’employé dont vous souhaitez retirer l’accès.
Cliquez sur Supprimer ou Désactiver selon l’option proposée.
Confirmez pour que ce compte ne puisse plus se connecter.

Puis-je inviter un collaborateur Partner directement par e‑mail depuis l’admin ?

Non. L’invitation par e‑mail depuis l’admin Shopify sert à créer des comptes employés (membres du personnel). Un collaborateur Partner doit obligatoirement passer par son tableau de bord Shopify Partner pour demander l’accès à votre boutique, avec éventuellement le code de demande à 4 chiffres que vous avez généré.

Faut-il toujours utiliser un code de demande de collaborateur ?

Ce n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé pour renforcer la sécurité. Le code de demande de collaborateur à 4 chiffres empêche des personnes non autorisées d’envoyer des demandes d’accès au hasard à votre boutique. En particulier si votre boutique est connue ou fortement exposée, l’utilisation de ce code est une bonne pratique.

Que se passe-t-il si je change de prestataire ?

Lorsque vous changez de prestataire (agence, freelance, développeur) :

révoquez l’accès de l’ancien collaborateur Partner dans Utilisateurs et autorisations > Collaborateurs ;
générez un nouveau code de demande de collaborateur à 4 chiffres si vous utilisiez cette fonctionnalité ;
transmettez ce nouveau code uniquement au nouveau prestataire ;
revoyez les applications et éventuels accès tiers qui auraient été configurés par l’ancien partenaire.

Conclusion pratique

Ajouter un collaborateur sur Shopify en 2025 consiste avant tout à :

choisir le bon type de compte (collaborateur Partner pour les prestataires, employé pour votre équipe interne) ;
passer par le bon chemin : Shopify Partner Dashboard pour les collaborateurs, Paramètres > Utilisateurs et autorisations pour les employés ;
utiliser le code de demande de collaborateur à 4 chiffres comme couche de sécurité additionnelle ;
limiter et réviser régulièrement les permissions ;
révoquer rapidement les accès qui ne sont plus nécessaires.

En appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez travailler efficacement avec votre équipe et vos prestataires tout en gardant votre boutique Shopify sécurisée, organisée et performante.